Para muchas pequeñas empresas del Bajo Aragón, la tecnología se ha convertido en un elemento indispensable en su día a día. Pequeños comercios en Alcañiz, explotaciones agrícolas de la zona, talleres, empresas familiares y proveedores de servicios en Andorra y Caspe dependen cada vez más de dispositivos informáticos, teléfonos inteligentes, correo electrónico, servicios de banca online y otras herramientas digitales para gestionar clientes y proveedores, actualizar registros, etc.
Cuando no existe un departamento de TI dedicado exclusivamente a ello, es fácil que se pasen por alto medidas básicas de una estrategia de ciberseguridad. La buena noticia es que proteger las pequeñas empresas no siempre implica soluciones costosas. En general, las inversiones sencillas y prácticas suelen ser las más útiles, es decir, las que realmente marcan la diferencia al minimizar las amenazas diarias.
Comencemos con lo básico: pagos, dispositivos y actualizaciones
El pago, el primer y más crucial componente tras iniciar un negocio, siempre ha sido una gran preocupación, por lo que conviene asegurarse de elegir un canal de pago fiable y no olvidar actualizar periódicamente los dispositivos y el software asociado.
En este mismo sentido, tanto las empresas como los particulares deben tomarse muy en serio la importancia de evitar almacenar datos de pago innecesarios en sus ordenadores o dispositivos móviles, donde se realizan múltiples funciones empresariales.
Prevenir el uso indebido de los dispositivos empresariales es fundamental para las prácticas de seguridad. Con la ayuda de un software antivirus de calidad, las últimas actualizaciones del sistema operativo y la aplicación de parches de seguridad de forma oportuna, las empresas pueden detectar vulnerabilidades antes que los ciberdelincuentes y evitar su explotación. Por ejemplo, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE), además de otras medidas de seguridad, exige que todos los programas de seguridad, sistemas operativos y software se mantengan como protección mínima esencial para las empresas frente a un ciberataque. (inci.e)
Si su trabajo lo lleva a cabo, por ejemplo, una pequeña empresa en Alcañiz o Caspe, entonces lo que acabo de decir podría traducirse simplemente como habilitar las actualizaciones automáticas y realizar comprobaciones periódicas para garantizar que todos sus dispositivos empresariales estén protegidos.
Familiarice al personal con los tipos habituales de engaños
Por muy buena que sea su tecnología de ciberseguridad, si su personal revela accidentalmente su contraseña o abre un archivo adjunto malicioso, su empresa podría sufrir un ciberataque. Por lo tanto, además de la protección tecnológica, la formación de los empleados es una medida de seguridad fundamental que puede proteger y fortalecer su empresa.
Algunos mensajes de phishing pueden parecer muy auténticos. Un correo electrónico falso podría hacerse pasar por un banco, un proveedor, una empresa de mensajería o incluso por un cliente habitual de la organización. Los empleados deben verificar quién envió el mensaje y confirmar la información por otro medio si la solicitud les parece sospechosa antes de hacer clic en el enlace, descargar el archivo adjunto o realizar cualquier pago inusual.
Un cambio sencillo que la gente suele pasar por alto es este: cuando un correo electrónico intenta que hagas algo de inmediato o solo te pide información personal, tómate un momento para comprobar de dónde proviene antes de responder o actuar. Para ayudar a las empresas a aumentar la vigilancia de sus empleados, INCIBE ofrece materiales de sensibilización sobre ciberseguridad para este fin.
Protector de documentos y registros comerciales
No cabe duda de que los registros comerciales, las fotografías de la gama de productos, las listas de proveedores, los documentos contables, los contratos y las facturas representan la forma tangible de la empresa. Perderlos puede ser más doloroso que, por ejemplo, el robo del ordenador donde estaban almacenados.
No es nada prudente depender únicamente de documentos físicos o guardar todo en un solo ordenador portátil de la empresa, ya que un problema como un disco duro averiado, un robo, un incendio o un fallo de seguridad en línea podría provocar repentinamente la pérdida de información esencial en el momento en que la empresa realmente la necesita.
Por ello, se recomienda que la realización de copias de seguridad de los documentos, ya sea en diferentes formatos o ubicaciones, se convierta en una práctica habitual en el flujo de trabajo de la empresa. INCIBE considera las copias de seguridad como una de las formas más importantes de proteger la información y uno de los pasos fundamentales a seguir tras un accidente para recuperarla.
Las aplicaciones basadas en la nube también son una buena solución en este caso. Algunas pequeñas empresas en Bajo Aragón están cambiando al almacenamiento en la nube gratis como una forma rentable de almacenar de forma segura documentos importantes y acceder a los registros comerciales desde múltiples dispositivos y ubicaciones.
Almacenamiento en la nube: por qué es una excelente solución para las pymes
Trasladar los archivos empresariales a la nube es una excelente solución para los dueños de negocios que trabajan habitualmente fuera de la oficina, visitan clientes o gestionan operaciones a distancia. Siempre podrán acceder a los archivos importantes si tienen autorización, incluso si no están cerca del ordenador principal de la empresa.
Un sistema de archivos centralizado puede ser una excelente solución no solo para pequeñas empresas con muchos empleados dedicados a tareas administrativas, ventas u operaciones, sino también para negocios familiares. En lugar de enviar documentos constantemente por correo electrónico, pueden ahorrar mucho tiempo trabajando en un sistema de archivos compartido.
Resolver los problemas de seguridad tras migrar a la nube no es suficiente. Las empresas deben asegurarse, como primer paso, de elegir un proveedor fiable. En segundo lugar, deben usar contraseñas seguras, únicas y que no se repitan. Además, si es posible, deben habilitar la verificación en dos pasos para una mayor protección. Asimismo, deben controlar quién tiene acceso a los documentos más confidenciales y verificarlo periódicamente.
Las empresas que manejan datos personales también deben familiarizarse con sus obligaciones en virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha creado contenido especial que las pequeñas empresas y los profesionales autónomos pueden utilizar fácilmente. Se ha diseñado una herramienta Facilita RGPD para determinadas actividades de procesamiento de menor riesgo.
La AEPD también ha creado un breve manual para profesionales autónomos y pequeñas empresas sobre el uso del cifrado, que incluye consejos para proteger los datos almacenados en la nube y en dispositivos digitales.
Una mejor seguridad no requiere un presupuesto enorme
Independientemente del tamaño de tu negocio, desde una pequeña tienda en Andorra hasta una empresa familiar en Alcañiz, no necesitas un gran presupuesto para mejorar la seguridad online.
Los primeros pasos para mejorar la seguridad, como actualizar los dispositivos, proteger las pasarelas de pago, capacitar a los empleados, contar con una buena copia de seguridad de datos y organizar la información digital, son acciones bastante rápidas. La idea principal es concentrar el tiempo y la energía en las soluciones económicas que se pueden implementar ahora y que, sin duda, le ahorrarán muchos problemas en el futuro.
En Bajo Aragón, donde la mayoría de las operaciones comerciales diarias dependen del funcionamiento continuo de los clientes, los datos y los pagos, son estos pequeños pasos en materia de medidas de seguridad los que salvarán a su empresa de un desastre potencialmente grave.
CONTENIDO OFRECIDO POR UN COLABORADOR EXTERNO