La Diputación de Teruel avanza hacia la implantación definitiva de la tramitación administrativa electrónica y la integración de sus servicios con los de la Administración General del Estado, dentro de un plan que se inició en 2018 y que ha recibido un fuerte impulso en los últimos meses.
Los 72 trámites electrónicos diferentes creados y ejecutados con buen funcionamiento en el ejercicio 2019 por parte de los servicios es un claro indicador del asentamiento del enfoque digital y la tramitación electrónica en la cultura de la institución. Con estas opciones de administración electrónica se ha mejorado la atención al ciudadano y a los ayuntamientos, que ya no utilizan el papel en los trámites de facturación.
El diputado delegado de Presidencia e Relaciones Institucionales y delegado de Nuevas Tecnologías y Administración Electrónica, Antonio Amador, ha dicho que “es objetivo principal de este equipo de gobierno el impulsar durante esta legislatura, y más en una provincia como la de Teruel, las nuevas tecnologías como simplificación de los trámites para los ciudadanos y ayuntamientos, además de ser más eficientes, eficaces y conseguir el consiguiente ahorro económico que se llevará a cabo”. Amador ha señalado que en transparencia hay mucho camino por recorrer y uno de los objetivos de la legislatura es acabar la legislatura como una de las instituciones más transparente y con los procedimientos más sencillos.
El Área de Nuevas Tecnologías y Administración Electrónica ha puesto en marcha procedimientos electrónicos que han permitido iniciar expedientes, realizar comunicaciones y notificaciones o completar el proceso de firmas incluso desde el móvil y la tablet o directamente con terceros. Además, más allá de la atención electrónica y en clave de facilitar la atención al ciudadano, se implantaron nuevas oficinas de asistencia en materia de registro en la Oficina de Recaudación de la Avenida Sagunto de Teruel o en Alcañiz, facilitando la comunicación personal con la institución. Con el poco tiempo que llevan estas nuevas oficinas de registro, ya están absorbiendo un 20% del volumen total de entradas de registro.
Para la implantación de la tramitación electrónica 360º, las plataformas se han integrado en la Administración General del Estado. La adhesión y uso de la Oficina de Registro Virtual (ORVE) ha permitido incrementar el potencial y servicio de las oficinas de asistencia. Ahora la Diputación de Teruel es visible electrónicamente desde cualquier parte de España, siendo posible que todo ciudadano desde cualquier parte del país pueda registrar una solicitud cuyo destinatario sea esta institución. “La importancia y relevancia de este hecho quedó ampliamente probado con
las solicitudes que llegaron de ciudadanos de todas partes para presentarse a la convocatoria de oposición de Bomberos que se abrieron en 2019”, ha dicho el director del Área de Nuevas Tecnologías y Administración Electrónica de la Diputación de Teruel, Luis Dalmau.
Todos estos cambios han requerido dotar de instrumentos como escáneres de alta capacidad a los distintos servicios para recibir documentación, la renovación de equipos informáticos o un incremento en la capacidad de almacenamiento del Centro de Proceso de Datos de la institución, que va a permitir mejorar ciertos servicios ofrecidos a los ayuntamientos como, por ejemplo, el correo institucional. Las mejoras han permitido ya la tramitación electrónica completa de procedimientos administrativos, resolver de forma electrónica los procesos de validación de documentos, interactuar electrónicamente con Ayuntamientos, ciudadanos y empresas y la completa eliminación de la factura en papel. En estos momentos, la entrada y tramitación de facturas es ya de forma electrónica en todas sus fases.
De esta forma, en los últimos meses el número de registros electrónicos que se generan desde fuera a la institución (por Sede Electrónica u ORVE) está casi igualado a los que se realizan de forma presencial en las oficinas. El objetivo es que en 2020 la tramitación electrónica sea la mayoritaria. Se han expedido más de 230 certificados electrónicos de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre para el personal de la institución, esenciales para la realización del trabajo diario. Respecto a los registros de salida electrónicos, han crecido exponencialmente hasta situarse en las 5.813 notificaciones y comunicaciones. Esto ha permitido mejorar la eficiencia y disminuir notablemente los costes en la práctica diaria. “Teniendo en cuenta que desde finales de febrero hemos realizado 4.232 notificaciones electrónicas estamos hablando de un ahorro de al menos 17.000 euros. A lo cual se tendría que sumar el ahorro en las comunicaciones realizadas en dicho formato”, ha señalado Luis Dalmau.
Antonio Amador ha anunciado que durante esta legislatura “se quiere desarrollar y poner a disposición de los ayuntamientos un sistema completo de gestión tributaria y recaudación”. Además ha señalado que se han redoblado esfuerzos para mejorar el ritmo de tramitación de los expedientes y se quiere conseguir que “los expedientes se realicen por completo de forma rápida y sencilla desde los ayuntamientos, las oficinas de cada uno o desde sus casas de una manera sencilla y cómoda. Para ello se va a invertir lo necesario en equipos e instrumentos”.
Trámites más usados
Los trámites más comunes a través de la administración electrónica son la aprobación de facturas, las publicaciones, las contrataciones o los certificados e informes. 1.275 facturas pasaron ya en 2019 por la plataforma general de Entrada de Facturas Electrónica, FACE, con la que también se han integrado los servicios de la Diputación, que permiten además interactuar con el servicio estatal de contraseñas Cl@ve.
En el objetivo de mejora de las telecomunicaciones, se ha actuado en la mejora de la conexión de la red en los Servicios Agropecuarios de la institución provincial, se ha implantado la conexión de fibra en servicios que no la tenían, como el de extinción de incendios, se ha doblado la velocidad de red en el Palacio Provincial y se han mejorado las infraestructuras de telecomunicaciones de los Parques de Bomberos de Alcañiz, Teruel y Calamocha, además de dotar de infraestructura de telecomunicaciones al nuevo Parque de Bomberos de Montalbán.
Además, desde el Área de Nuevas Tecnologías y Administración Electrónica se ha trabajado en la mejora del diseño y de la organización de la información del portal web institucional, incorporando nuevos contenidos con el Gabinete de Comunicación, en el Tablón de Anuncios o en el apartado de Gobierno Abierto. En esta nueva información se han incorporado nuevos formatos de contenido multimedia, como audios y vídeos, entre los que destacan las sesiones plenarias completas. El director del Área de Nuevas Tecnologías ha señalado que “se ha llevado a cabo un proceso de actualización de la tecnología subyacente, que nos va a permitir aumentar el margen de mejora tanto a la institución como a lo municipios a los que prestamos servicio de página web municipal”.
A través de estas líneas de acción, el objetivo es promover la transparencia institucional. Para ello no solo se han incorporado vías para la participación ciudadana y se ha incrementado la información publicada en el Portal de Transparencia (100 documentos en 2019), sino que se han constituido órganos y unidades competentes en materia de derecho de acceso a la información pública.
La administración electrónica no mejora nada. Les beneficia a ellos, porque se lo haces todo tu (o tu gestoría)